Voici les 10 qualités de leader que doit montrer un excellent office manager pour exceller dans la gestion du bureau et dans ses interactions avec les membres de l'entreprise.

Les responsables des services généraux ou office managers peuvent être les héros méconnus des entreprises - ils sont généralement dans la position délicate de rendre des comptes aux dirigeants tout en dirigeant une équipe. Dans ce contexte d'équilibre, il existe des astuces éprouvées pour réussir. Harvey Smith, PDG d'Institute Success - un groupe spécialisé dans le coaching des cadres - affirme que tout commence par le leadership. "Les leaders exceptionnels produisent des résultats".

 

Une excellente communication

 Les dirigeants efficaces communiquent une vision claire du succès de l'organisation et de ce que chaque membre de l'équipe est censé apporter à la table. Les responsabilités quotidiennes doivent être délimitées, ainsi que les objectifs à long terme. Les bons gestionnaires n'attendent pas qu'il y ait un problème pour ouvrir la communication - ils vérifient et surveillent constamment les progrès afin que rien ne dégénère en crise. Cela signifie également qu'un bon manager est aussi bon pour écouter que pour parler !

Honnêteté

La manipulation - intentionnelle ou non - peut empoisonner votre équipe. Soyez toujours franc quant à vos intentions et à ce que vous demandez à vos employés de faire. "La confiance dans le leadership est cruciale pour toute organisation", affirme M. Smith. Un bon leader est quelqu'un qui est franc dans les bons comme dans les mauvais moments et qui communique ses attentes de manière transparente. Les gens excellent lorsqu'ils savent ce que l'on attend d'eux et qu'ils croient en la personne qui les dirige.

Montrer l'exemple

Un bon manager sait comment donner l'exemple. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les gens fassent des efforts supplémentaires pour un grand projet s'ils ne vous voient pas faire de même. Faites participer vos employés et veillez à leur montrer l'exemple. L'équipe doit-elle communiquer davantage ? Donnez le ton en envoyant des mises à jour matinales sur ce projet. Et n'oubliez pas la façon dont vous dites les choses. "Étant donné qu'environ 55 % de notre communication passe par notre langage corporel, nos collaborateurs ne croient pas toujours ce que nous disons, ils observent ce que nous faisons", explique M. Smith. Si ce que vous faites ne correspond pas à ce que vous dites, les employés considéreront que le leader est inauthentique et sans crédibilité.

Avoir le sens des priorités

Les managers sont souvent les personnes du bureau qui doivent s'occuper de tout. Cela peut signifier qu'ils doivent s'occuper d'une seule tâche lorsqu'une urgence survient. Il est important d'être capable d'établir rapidement des priorités et de rester concentré. En retour, cela signifie être capable de déléguer et de former les membres de l'équipe pour qu'ils s'occupent d'autres tâches non essentielles pour vous, si nécessaire. Agissez toujours comme si vous formiez votre remplaçant - vous devez vous concentrer sur votre ascension et non sur votre maintien en place.
 

Empathie

Les bons leaders doivent avoir de la compassion pour ce que vivent les membres de leur équipe. Comprendre ce qui se passe dans la vie de vos collaborateurs peut vous aider à les gérer. Même si vous ne voulez pas vous lancer dans la distribution de conseils personnels sur une base régulière, il est important d'être humain. Dans son livre à succès Option B, l'ancienne directrice de l'exploitation de Facebook, Sheryl Sandberg, affirme que les gens sont plus performants lorsqu'ils sont en mesure d'apporter tout leur être au travail - après tout, nous traversons tous des pertes et des moments difficiles à un moment donné de notre vie.

Rester positif 

Un employé heureux a tendance à être plus productif, et le moral général d'une entreprise se transmet généralement de haut en bas. Un manager positif donne le ton aux personnes qu'il dirige. D'un point de vue purement commercial, l'instauration d'une culture d'entreprise positive signifie que vous êtes moins susceptible de perdre de bons employés, ce qui réduit le stress pour tout le monde.

Rester calme

Il s'agit de mettre en pratique le vieil adage "ne les laissez jamais vous voir transpirer" (même lorsque vous transpirez réellement). Un leader doit garder son sang-froid sous pression, car c'est à ce moment-là que vos employés se tournent vers vous pour savoir comment réagir. Les entreprises connaissent des hauts et des bas. Parfois, vous perdrez un gros contrat pour lequel vous pensiez être un candidat idéal. Restez calme et exposez les prochaines étapes que votre équipe doit suivre à la lumière de ce qui s'est passé.

Être agile

Soyez capable d'encaisser les coups. Vous avez peut-être choisi quelqu'un pour un certain projet, mais ce n'est pas la personne idéale. Soyez suffisamment souple pour le reconnaître - et le changer. N'oubliez pas que vos compétences doivent elles aussi évoluer et s'améliorer constamment. Le changement fait partie de la nature même du management.

Donner

Les bons leaders associent la réussite de l'organisation à celle de leurs collaborateurs et les aident à devenir des leaders. "Les dirigeants qui investissent dans leur personnel créent un climat de confiance au sein de l'organisation", affirme M. Smith. N'hésitez pas à reconnaître les travailleurs qui se sont vraiment montrés à la hauteur, que ce soit lors d'une réunion d'équipe ou dans un courriel régulier avec des mentions "au-dessus et au-delà". Les gens veulent être reconnus pour ce qu'ils font bien. En fait, cette reconnaissance a souvent plus de valeur que les avantages tangibles.

Faire confiance

La confiance stimule le moral, et un bon moral stimule la production. Les employés seront rapidement frustrés par une approche de microgestion. De plus, la microgestion vous fait perdre un temps précieux pour travailler sur des initiatives qui feront avancer l'entreprise. Définissez des attentes raisonnables, et si vos employés atteignent les objectifs et réalisent les cibles, vous pouvez supposer que tout va bien. Par contre, si la performance devient un problème, vous saurez que vous devez surveiller de plus près ces membres de l'équipe.